Weet u straks zeker of u de juiste S&O-realisatie meldt aan de RVO?

Uiterlijk 31 maart moeten weer de gerealiseerde S&O-uren en eventuele S&O-kosten en uitgaven over 2018 worden gemeld aan de RVO. Hou er allereerst rekening mee dat deze datum in het weekend valt en de meeste aanvragers dus uiterlijk 29 maart hun mededeling doen. Het kan dan druk zijn op e-loket.

Maar weet u echt zeker of dan ook de juiste realisatie wordt doorgegeven? Er kunnen onbedoeld afwijkingen ontstaan tussen de gemelde uren en kosten/uitgaven en zoals geregistreerd in de S&O-administratie. Hieronder enkele voorbeelden die vaak pas achteraf naar voren komen bij een controlebezoek en die tot correcties en zelfs tot boetes kunnen leiden:

Algemene tips

• Bij bedrijven met verschillende vestigingen wordt de S&O-administratie niet overal op uniforme wijze bijgehouden. Hierdoor bestaat er onvoldoende overzicht en is er geen centrale controle van de realisatie per vestiging en/of per project.
• Geen aansluiting tussen uren- en kosten/uitgavenadministratie met de melding.
• Uren en kosten/uitgaven worden op de verkeerde aanvraagperiode gemeld.
• Onvoldoende controle op melding van uren en kosten/uitgaven.
• Onjuist doorschuiven van uren en kosten en uitgaven naar een latere aanvraagperiode over verschillende S&O-projecten.
• Geen gebruik maken van de rekentool, beschikbaar gesteld door RVO.

Uren check

• Fouten in formules wanneer uren worden bijgehouden in Excel.
• Uren geregistreerd en gemeld voor mensen die niet op de loonlijst staan.
• Uren voor niet-subsidiabele activiteiten worden gemeld.
• Onjuiste BSN’s gemeld.

Kosten en uitgaven in beeld

• Het melden van kosten en uitgaven die nog niet betaald zijn op het moment van melden.
• Het hanteren van eenheidsprijzen in plaats van werkelijke kosten waardoor uitsluitende dienstbaarheid niet kan worden aangetoond.
• Kosten en uitgaven zijn niet als zodanig in de aanvraag opgevoerd in een S&O-project, maar worden wel gemeld aan RVO.
• Niet of onvoldoende bijhouden van een (uren)administratie bij bepaalde uitgaven waardoor niet de dienstbaarheid aan het S&O-werk kan worden aangetoond.

Natuurlijk komen deze afwijkingen niet voor in úw S&O-administratie, maar een onafhankelijke kritische check op de S&O-administratie kan geen kwaad. Wij hebben een unieke check ontwikkeld voor het correct melden van de WBSO-realisatie. De tool is met name ontwikkeld voor grotere R&D-gedreven bedrijven, bedrijven met meerdere R&D vestigingen of bedrijven met een groot aantal S&O-projecten. Onze adviseurs checken de S&O-administratie steekproefsgewijs op een groot aantal criteria. Van onze bevindingen ontvangt u een rapportage met verbeteradviezen en tips. De rapportage wordt vaak gebruikt voor interne verantwoording aan het management.

Herkent u een van bovenstaande situaties en wilt u een persoonlijk en kritisch advies op uw S&O-administratie? Neem dan contact met ons op via 070-3012420!