WBSO-realisaties melden? Hoe weet u straks zeker of u de juiste S&O-realisatie meldt aan de RVO?

Uiterlijk 31 maart 2020 moeten weer de gerealiseerde S&O-uren en eventuele S&O-kosten en uitgaven over 2019 worden gemeld aan de RVO. Houd rekening bij WBSO-realisaties melden dat het op deze datum druk kan zijn op e-loket.

Maar weet u echt zeker of dan ook de juiste realisatie wordt doorgegeven? Er kunnen onbedoeld afwijkingen ontstaan tussen de gemelde uren en kosten/uitgaven en zoals geregistreerd in de S&O-administratie. Hieronder enkele voorbeelden die vaak pas achteraf naar voren komen bij een controlebezoek en die tot correcties en zelfs tot boetes kunnen leiden:

Algemene tips

• Bij bedrijven met verschillende vestigingen wordt de S&O-administratie niet overal op uniforme wijze bijgehouden. Hierdoor bestaat er onvoldoende overzicht en is er geen centrale controle van de realisatie per vestiging en/of per project.
• Geen aansluiting tussen uren- en kosten/uitgavenadministratie met de melding.
• Uren en kosten/uitgaven op de verkeerde aanvraagperiode gemeld.
• Onvoldoende controle op melding van uren en kosten/uitgaven.
• Onjuist doorschuiven van uren en kosten en uitgaven naar een latere aanvraagperiode over verschillende S&O-projecten.
• Geen gebruik maken van de rekentool, beschikbaar gesteld door RVO.

Uren check

• Fouten in formules in Excel voor het bijhouden van uren.
• Uren geregistreerd en gemeld voor mensen die niet op de loonlijst staan.
• Het melden van uren voor niet-subsidiabele activiteiten.
• Onjuiste BSN’s gemeld.

Kosten en uitgaven in beeld

• Het melden van kosten en uitgaven die nog niet betaald zijn op het moment van melden.
• Het hanteren van eenheidsprijzen in plaats van werkelijke kosten waardoor uitsluitende dienstbaarheid niet kan worden aangetoond.
• Kosten en uitgaven zijn niet als zodanig in de aanvraag opgevoerd in een S&O-project, maar worden wel gemeld aan RVO.
• Niet of onvoldoende bijhouden van een (uren)administratie bij bepaalde uitgaven waardoor niet de dienstbaarheid aan het S&O-werk kan worden aangetoond.

Wij werpen graag een extra blik

Natuurlijk komen deze afwijkingen niet voor in úw S&O-administratie, maar een onafhankelijke kritische check op de S&O-administratie kan geen kwaad. Daarom hebben wij een unieke check ontwikkeld voor het correct WBSO-realisaties melden. Deze tool is met name ontwikkeld voor grotere R&D-gedreven bedrijven, bedrijven met meerdere R&D vestigingen of bedrijven met een groot aantal S&O-projecten. Onze adviseurs checken de S&O-administratie steekproefsgewijs op een groot aantal criteria. Daarna ontvangt u van onze bevindingen een rapportage met verbeteradviezen en tips. Tot slot kunt u deze rapportage gebruiken voor bijvoorbeeld interne verantwoording aan het management.

Herkent u een van bovenstaande situaties en wilt u een persoonlijk en kritisch advies op uw S&O-administratie? Neem dan contact met consultant Cheryl Philipsen op philipsen@plusprojects.nl of via +31 (0) 6 1819 7833