Melden WBSO realisatie – Een fout is snel gemaakt

WBSO in 2018 aangevraagd? Dan zal de datum 31 maart voor u niet geheel onbekend zijn! U moet dan uw realisatie over het voorgaande jaar terug-melden bij de RVO voor het vaststellen van de definitieve afdrachtsvermindering.

Het melden van een realisatie is natuurlijk niet moeilijk. Een paar cijfers invullen en u bent klaar. Maar over het invullen op eLoket hoeft u zich dan ook geen zorgen te maken. Waar het pas echt lastig wordt is de onderbouwing van de realisatie. Want zijn de S&O-uren correct geschreven door uw medewerkers? Of heeft Piet tijdens zijn vakantie in de Bahama’s toch nog een paar mailtjes gestuurd en een stiekem uurtje geschreven? Hoe zit het met de onverwachte kosten van die speciale test die echt nodig was om het prototype te testen? Die mogen vast ook wel, toch? Jammer, maar nee.

Onderstaand een kleine greep van veelvoorkomende fouten.

  1. Z&O (ziek- en ontwikkelings)uren

Ziek gemeld of met verlof en toch S&O-uren geschreven? Een opmerkelijke combinatie. De RVO is hier ook heel scherp op. Tijdens controlebezoeken controleert de RVO ook de verlof/-ziekteadministratie en vergelijkt deze met de S&O-urenadministratie. Belangrijk voor u is dus zelf een controle uit te voeren op uw administraties om deze mogelijke fouten te ontdekken.

  1. Uren voor niet S&O-activiteiten

Een open deur. De uren die door uw collega’s worden gemaakt voor het reizen naar een testinstituut, het bijwonen van een congres of het volgen van een training zijn uitgesloten. Toch kunnen deze uren snel over het hoofd worden gezien en per ongeluk gemeld worden. Een grondige check op de activiteiten en activiteit codes is zeker aan te raden tijdens het opstellen van de realisatie.

  1. Niet of te laat aangevraagde activiteiten, kosten en uitgaven in de realisatie

De WBSO wordt vooraf aangevraagd. Uren van activiteiten en kosten en uitgaven die vóór een aanvraagperiode worden gemaakt zijn helaas niet subsidiabel, hoe innovatief het werk misschien ook is geweest. De test in januari die pas in  een vervolgaanvraag wordt opgevoerd is een gemiste kans.

Kosten en uitgaven aanvraagtip: bij de eerste aanvraag van het jaar doet u er verstandig aan alle verwachtte posten incl. ingeschatte bedragen op te voeren. U bent er dan van verzekerd dat deze posten het hele jaar subsidiabel zijn.

  1. S&O-uren van een “externe” medewerker

Het komt soms voor dat de uren van een externe medewerker worden meegenomen in de realisatie. Vaak komt men hier pas achter nadat de BSN’s over het voorgaande jaar zijn gemeld. Als uit controle van de BSN’s blijkt dat uw collega geen “echte” collega blijkt te zijn dan komen zijn uren niet in aanmerking. U moet dan een nieuwe melding doen. Dat is jammer. Want deze nieuwe realisatie zal hoogstwaarschijnlijk na 31 maart ingediend worden. U bent dan officieel te laat met melden. Naast de correctie op de uren zal ook een kleine boete volgen. Tip: check van de mensen waarvan u de S&O-uren meldt ook daadwerkelijk of deze op de loonlijst staan. Het scheelt u achteraf tijd en energie.

 

Wilt u meer informatie over de WBSO of wilt u in de toekomst een grondige check op uw WBSO administratie? Neem dan contact met mij op.  heemskerk@plusprojects.nl, 06-48 520525.

Nog één laatste keer opent INTERREG haar deuren voor subsidieaanvragers. Onder andere op het thema…