Hoe verloopt een WBSO controlebezoek? Een verslag uit de praktijk

Het is een zonnige dinsdagochtend als mijn collega en ik binnen lopen bij onze klant. Het is een spannende en belangrijke dag, want vandaag komt een RVO controleur de WBSO administratie controleren. Terwijl we een kop koffie drinken met de klant wachten we op de controleur. Niet veel later loopt hij de vergaderzaal binnen, handen worden geschud en laptops worden aangezet. Nadat op alle systemen is ingelogd maakt de controleur direct duidelijk dat hij weinig interesse heeft in een algemene introductie of een rondleiding door het bedrijf. Zijn primaire focus is de administratie.

De mededeling

De controleur duikt er meteen in en start met de WBSO-mededeling. “Kloppen de gemelde S&O-uren en S&O-kosten en uitgaven die zijn gemeld? Kunnen deze cijfers terug gevonden worden in de administratie en op welke overzichten is de mededeling gebaseerd?” Natuurlijk hadden wij dit vooraf al gecontroleerd en konden we snel alle benodigde documenten tonen. De mededeling was juist verricht volgens de controleur, een eerste opluchting!

De urenadministratie

Vervolgens start de controleur met de urenadministratie. Hij vuurt een groot aantal vragen af: “Hoe is de urenadministratie opgezet? Welke systemen gebruiken jullie hiervoor? Op welke manier worden de uren geschreven en hoe maken jullie onderscheid tussen S&O-uren en niet WBSO-uren?  Hebben alle medewerkers digitaal toegang? Heeft ieder personeelslid een eigen account? Wat krijgen zij te zien en hoe kunnen zij projecten selecteren? Wie controleert de ingevoerde gegevens?”. We verwachte deze vragen en hebben ze samen met de klant voor het controlebezoek al doorgenomen en besproken. Ook deze vragen konden we naar tevredenheid van de controleur beantwoorden. De urenadministratie voldoet aan de eisen.

Ondertussen is het tijd voor de lunch. Even een moment om elkaar te leren kennen, een paar grappen te maken en uiteraard om elkaar bij te praten over verschillende subsidieregelingen en beleid. Na de lunch is het tijd om de controle te hervatten, tijd voor de tweede ronde.

De steekproef

De controleur duikt direct weer de administratie in voor een steekproef! Er wordt een ontwikkelaar geselecteerd en in een urenstaat wordt een dag uitgezocht waarop S&O-uren zijn geschreven. “Is er van deze ontwikkelaar documentatie aanwezig waaruit blijkt dat er S&O-werk is verricht op deze dag voor dit WBSO project?”. De projectadministratiesystemen worden aangezet en een testrapport wordt op het scherm geprojecteerd. Het ziet er goed uit, er is een duidelijke koppeling tussen de S&O-uren en de projectadministratie. De controleur gaat een stapje verder: “Wat is de aard en inhoud van dit werk? Kan ik misschien de ontwikkelaar in kwestie spreken die hiervoor verantwoordelijk is?”. De ontwikkelaar is beschikbaar en geeft een korte toelichting over het lab-werk wat is uitgevoerd en het interne ontwikkelproces. De controleur is tevreden, het ziet er goed uit.

Na de steekproef is het tijd voor de kosten/uitgaven administratie. Ook hier beoordeeld de controleur op basis van een steekproef uitgevoerd op een tweetal posten. Voor de controleur waren een paar zaken echt belangrijk: “Wat is de realisatie van deze posten met het S&O en kunnen jullie met opdrachten, facturen en betaalbewijzen aantonen dat jullie de aanschaf en betaling hebben gedaan? Is het bedrag van jullie eigen rekening afgeschreven?”. Ook op deze vragen waren we voorbereid. De relatie van deze posten lichten we kort toe en er werden een paar foto’s getoond van de machines die waren aangeschaft voor het uitvoeren van de S&O-projecten.  Voor vragen met betrekking tot betaalbewijzen en facturen vragen we iemand van de afdeling finance om meer helderheid te geven. Gezamenlijk controleren we een paar facturen en tonen we vanuit de systemen aan vanuit welk rekeningnummer deze zijn betaald.  Wederom is de controleur tevreden en heeft hij geen aanvullende vragen.

De projectadministratie

Tijd voor een laatste check, de projectadministratie. De beoordelaar wil nog van één project de administratie inzien. “Hoe wordt alles bijgehouden? Is de aard, inhoud en voortgang van het S&O-werk uit het project duidelijk op te maken?”. Voor het controlebezoek hebben we dit samen met de klant voorbereid en we dragen een ontwikkelaar voor die op deze audit is voorbereid. Zijn administratie wordt doorgenomen en ook dit ziet er netjes uit. Alle technische documentatie was direct benaderbaar. Technische specificaties, foto’s van prototypes, testresultaten en vervolgstappen werden er in een rap tempo bij gepakt en besproken. De ontwikkelaar had zelfs nog samples meegenomen om te laten zien waar hij op dit moment staat in de ontwikkeling en wat er nog te gebeuren staat. Een goed voorbeeld van het soort S&O-werk dat in het project wordt verzet.

Een mooi resultaat

Wanneer de ontwikkelaar de kamer uitloopt lijkt de controleur tevreden. De uren-, project-, en kosten/uitgavenadministratie zien er netjes uit.  Er wordt een groot compliment gemaakt naar de klant: “ik heb maar weinig aanvragers gezien die het zo goed voor elkaar hebben als jullie.” Stiekem ben ik als consultant ook erg trots op dit resultaat. Direct na de aankondiging van dit controlebezoek zijn wij namelijk gestart met de voorbereiding op deze audit. Samen met de klant zijn wij uit voorzorg door de administratie gelopen en hebben we kleine foutjes op voorhand gemeld bij de RVO. De controleur gaf aan dat hij hierdoor het gevoel had dat de aanvrager serieus met de regeling omgaat en weet wat de regels zijn. Met een lach op ons gezicht rijden wij naar huis. Weer een controlebezoek met een goed resultaat begeleid door een gedegen voorbereiding!

Nieuwsgierig naar wat we voor uw WBSO-aanvragen en -administratie kunnen betekenen? Neem dan contact met uw vaste consultant of benader ons via 070 301 2420 of info@plusprojects.nl.

Het is vandaag Nationale Koffie dag, een perfecte aanleiding om het ook over subsidies te…

Gisteren was het ‘Duurzame Dinsdag’. Een dag waarop duurzame ideeën en initiatieven een podium krijgen…

Wonend in Rotterdam, werkend in Scheveningen: met een kleine 30 km precies een mooie afstand…