3 tips voor jouw WBSO-administratie controle
Administratie. Het minst leuke gedeelte aan de WBSO. Helaas kun je niet om de WBSO-administratie heen. Het is essentieel in het borgen dat overheidsmiddelen op de juiste plaats terecht komen. Een goede, sluitende verantwoording kan elke schijn van schimmigheid wegblazen. Maar zelfs met de beste intenties kan het soms lastig zijn om deze vorm te geven. Daarom voorzien wij jou met 3 gouden tips om jou te helpen bij jouw WBSO-administratie.
1. Zorg voor regelmaat in het schrijven van uren
Ontwikkelaars motiveren om uren te schrijven, kan een uitdaging zijn. Zij houden van de inhoud. Hoe langer het schrijven van uren blijft liggen, hoe langer het duurt om deze in te vullen. Herinneringen worden steeds waziger, en de klus wordt met de tijd alleen maar groter. Een verplichting vanuit de WBSO is ook daarom dat uren uiterlijk twee weken na het verrichten van de werkzaamheden worden geschreven. Onze tip is om dit wekelijks of zelfs dagelijks te doen. De geschreven uren zijn accurater, jij haalt daarmee meer voordeel uit en onderaan de streep kost het de ontwikkelaar juist minder tijd.
2. Bewaar alles
Alles wat bijdraagt aan de projectadministratie kun je bewaren. Mails, notulen van een vergadering, technische tekeningen die even snel op papier zijn gemaakt… Dit draagt er allemaal aan bij dat het aannemelijk wordt dat de uren die jij beweert te besteden aan S&O daar daadwerkelijk aan zijn besteed.
3. Zorg voor koppelingen
Maak WBSO-tags aan in jouw Github en Jira systemen of equivalenten, zorg dat jouw documenten zijn voorzien van een auteur en datum, koppel facturen aan de WBSO-projecten waar deze voor zijn gemaakt. Als je op een willekeurige datum kunt aangeven wat een willekeurige ontwikkelaar aan S&O werk heeft gedaan, dan hoef jij je zich nergens zorgen om te maken als je door de RVO wordt uitgenodigd om jouw administratie te delen.
Meer informatie?
Wil jij hulp met het optimaal inrichten van uw administratie? Bel Plus Projects op 070-3012420! Of heb jij een andere vraag betreft subsidies? Neem vooral contact op met onze specialisten! Uiteraard kun je altijd vrijblijvend een mail sturen naar info@plusprojects.nl.