De WBSO administratie check van Plus Projects

Weet u straks zeker dat u juiste S&O-realisatie meldt aan RVO?

Woensdag 31 maart is het weer zover, de gerealiseerde S&O-uren en eventuele S&O-kosten en uitgaven over 2020 moeten worden gemeld aan de RVO. Alle bedrijven en zelfstandigen die in 2020 speur- en ontwikkelwerk hebben verricht en hiervoor een S&O-verklaring hebben ontvangen zijn verplicht te melden wat er aan uren en kosten/uitgaven is gerealiseerd.

Administratie is nooit het leukste onderwerp, maar bent u in control dat de juiste realisatie wordt gemeld? In beginsel zijn de vormvereisten die gesteld worden aan de S&O-administratie laagdrempelig: er moet een uren- en een projectadministratie worden bijgehouden en eventueel een overzicht van gemaakte kosten en uitgaven die gemoeid zijn met het speur- en ontwikkelwerk.

Dit hoeft dus geen problemen op te leveren. Toch kunnen er onbedoeld afwijkingen ontstaan tussen de uren en kosten/uitgaven die worden gemeld en zoals geregistreerd in de S&O-administratie. Dit komt mede doordat de RVO het soms onnodig ingewikkeld maakt door te schuiven met uren en kosten/uitgaven tussen projecten en aanvraagperiodes. Hieronder enkele voorbeelden die vaak pas achteraf naar voren komen bij een controlebezoek en die dan tot correcties en zelfs leiden tot eventuele boetes:

  • Slordigheid en fouten in formules wanneer uren worden bijgehouden in Excel.
  • Onvoldoende overzicht bij S&O-administraties over meerdere vestigingen en geen centrale controle van de realisatie per vestiging en/of per project.
  • Geen aansluiting tussen uren- en kosten/uitgavenadministratie met de melding.
  • Uren geregistreerd en gemeld voor mensen die niet op de loonlijst staan of uren voor niet-subsidiabele activiteiten gemeld.
  • Uren en kosten/uitgaven op de verkeerde aanvraagperiode gemeld.
  • Kosten en uitgaven zijn niet als zodanig in de aanvraag opgevoerd in een S&O-project, maar wel gemeld aan RVO.
  • Onjuist doorschuiven van uren en kosten en uitgaven naar een latere aanvraagperiode over verschillende S&O-projecten.
  • Geen gebruik maken van de rekentool, beschikbaar gesteld door RVO waardoor een correctie S&O-verklaring nadelig uitvalt voor de aanvrager.

De WBSO administratie check van Plus Projects

Grotere R&D-intensieve bedrijven of bedrijven met meerdere vestigingen benaderen ons steeds vaker omdat ze graag een onafhankelijke check uitgevoerd willen op hun S&O-administratie. Voor hen ontwikkelden wij onze unieke WBSO administratie check die maximaal comfort biedt dat wat er wordt gemeld, ook klopt. Onze specialisten checken de S&O-administratie steekproefsgewijs op een groot aantal punten. De Plus Projects WBSO administratie checks leveren gemiddeld vier à vijf verbeteradviezen en tips op. U ontvangt een rapportage van onze bevindingen en aanbevelingen die we in een persoonlijk gesprek toelichten. De soms complexe eisen die RVO stelt aan het doorschuiven van uren en kosten/uitgaven worden helder uiteengezet. De rapportage is te gebruiken voor interne verantwoording aan de board of het management.

Meer weten?

Herkent u een van bovenstaande situaties of heeft u behoefte aan maximaal comfort bij de gerealiseerde S&O-administratie over het afgelopen jaar en ontvangt u graag vier tips of verbeteradviezen? Twijfel niet en neem vrijblijvend contact op met één van onze adviseurs of via info@plusprojects.nl.

Altijd op de hoogte blijven van het laatste subsidienieuws? Schrijf je hier in voor onze maandelijkse nieuwsbrief.

Geschreven door David Paul Doornbos Vanochtend liep ik het kantoor in en noem me soft,…