Eind deze maand moeten weer de gerealiseerde S&O-uren en eventuele S&O-kosten- en uitgaven moeten gemeld aan de RVO. Alle bedrijven die een S&O-verklaring in 2017 hebben ontvangen, zijn verplicht deze melding te doen.

In beginsel zijn de vormvereisten die gesteld worden aan de S&O-administratie heel laagdrempelig: er moet een uren- en een projectadministratie worden bijgehouden en eventueel een overzicht van gemaakte kosten en uitgaven die gemoeid zijn met het speur- en ontwikkelwerk.

Plus Projects checkt bij de meeste van haar relaties de S&O-administratie over 2017 voordat de mededeling aan de RVO wordt gedaan. Dit levert interessante uitkomsten op. Soms ontstaan er onbedoeld afwijkingen tussen de uren en kosten/uitgaven die men wil melden en zoals geregistreerd in de S&O-administratie. Hieronder enkele voorbeelden die we zijn tegengekomen zijn:

• Slordigheid en fouten in formules wanneer uren worden bijgehouden in Excel.
• Onvoldoende overzicht bij S&O-administraties over meerdere vestigingen en geen centrale controle van de realisatie per vestiging en/of per project.
• Uren geregistreerd voor mensen die niet op de loonlijst staan of voor niet-subsidiabele activiteiten.
• Uren en kosten/uitgaven op de verkeerde aanvraagperiode gemeld.
• Kosten en uitgaven zijn wel gemeld aan de RVO, maar niet als zodanig opgevoerd in de aanvraag.
• Onjuist doorschuiven van uren en kosten en uitgaven naar een andere aanvraagperiode over verschillende S&O-projecten.
• Geen gebruik maken van de Rekentool, beschikbaar gesteld door RVO, waardoor de aanvrager zichzelf tekort doet.

Wij hebben een unieke S&O-administratie check ontwikkeld die maximale geruststelling biedt dat wat er wordt geregistreerd en gemeld, ook klopt. Grotere R&D-intensieve bedrijven of bedrijven met meerdere vestigingen benaderen ons daarom steeds vaker omdat ze graag een onafhankelijke kritische check uitgevoerd willen op hun S&O-administratie. Onze experts komen hiervoor bij u langs en checken de S&O-administratie steekproefsgewijs op een groot aantal criteria. Van onze bevindingen ontvangt u een rapportage met verbeteradviezen en tips. De complexe eisen die RVO stelt aan het registreren van uw S&O-administratie worden helder uiteengezet. Gemiddeld genomen leveren deze checks vier tips en verbeteradviezen op.

Herkent u een van bovenstaande situaties en wilt u een persoonlijk en kritisch advies op uw S&O-administratie? Bel ons vrijblijvend voor een S&O-administratie check en ontvang vier tips die uw registratie verbeteren!