Tips voor een succesvolle urenrealisatie voor de WBSO
WBSO bestaat uit drie hordes. Het doen van de aanvraag, het succesvol toegekend krijgen van de uren en, als laatste, het realiseren van de toegekende uren. Waar de adviseurs van Plus Projects hun best doen om de eerste twee stappen zoveel mogelijk uit handen te nemen, is het realiseren van de uren een taak die voornamelijk bij het innoverende bedrijf zelf ligt.
Het realiseren van de uren
Erik heeft in kaart gebracht wat de drie meest voorkomende redenen waren dat de realisatie laag was t.o.v. de toegekende uren. Eén van de redenen was de verandering van prioriteiten aan de business kant. Het kan voorkomen dat andere projecten hoge nood hebben of dat een R&D project niet langer financieel interessant, hier is helaas weinig aan te doen. De twee andere redenen waren gebrek aan kennis van de WBSO van het S&O-personeel en een slechte schrijfdiscipline. Niet heel gek, want de voornaamste prioriteit blijft natuurlijk het uitvoeren van de projecten zelf.
Tips & tricks voor urenrealisatie
Wat kunt u doen om deze problemen te verlichten? Het uitgangspunt blijft dat er een urenadministratie is per dag, per persoon, per project. Erik heeft enkele tips op een rijtje gezet! Zo maakt u het schrijven van uren zo laagdrempelig mogelijk en wordt het onderdeel van de routine.
- De vorm van de administratie is volledig naar keuze. Waar een team van twee nog wel overweg kan met Excel sheets, raden we bij grotere teams aan om gebruik te maken van pakketten. Om het laagdrempelig te houden raden we aan dit, voor zover mogelijk, te integreren met de al gebruikte administratie/tijdschrijfpakketten. We zien dat sommige bedrijven zelfs hun eigen software/extensie ontwikkelen voor de WBSO!
- We raden u aan om dagelijks of uiterlijk wekelijks de uren te schrijven. Voorkom zo dat u gaat vergeten hoeveel S&O-uren u nou ook alweer had gemaakt.
- Zet voor het S&O-personeel een wekelijke herinnering op vrijdagmiddag om de urenadministratie te controleren en waar nodig aan te vullen.
- Maak regelmatig een uitdraai, bijvoorbeeld elk kwartaal, en laat deze aftekenen door de S&O-werknemer. Converteer het naar PDF en archiveer het. Zeker handig zodat de administratie goed aansluit bij de uiteindelijke mededeling.
- Software ontwikkelaar? Project management software zoals Jira hebben allerlei mogelijkheden. Gebruik bijvoorbeeld “WBSO” labels om aan te geven welke tickets wel en niet onder de WBSO projecten vallen. Pas wel op met het gebruik van story points, meestal zijn deze niet direct naar uren te converteren! We raden in dit geval aan de S&O-uren apart te registeren.
Om de kennis van S&O-personeel over de WBSO te verbeteren is het goed om eerst de kaders duidelijk te hebben. Het is niet nodig dat het S&O-personeel alle ins en outs van de WBSO weet, want dat is een baan op zich (hier zijn wij natuurlijk voor). Voor S&O-personeel is het wel handig om te weten welke van hun veel voorkomende werkzaamheden als S&O onder de WBSO wordt aangemerkt.
Om uw personeel te helpen met de WBSO, kan een goede voorbereiding al schelen. Maak bijvoorbeeld een inventarisatie van de veel voorkomende werkzaamheden. Hou hiervan bij voor welke wel of juist niet uren kunnen worden geschreven. Vervolgens kunt u dit document ook aan al het nieuwe personeel geven. Zo zijn zij ook meteen goed ingelicht!
Verder adviseert Erik om regelmatig een ‘bewustwordingssessie’ te houden. Dit is een sessie waarbij adviseurs van Plus Projects in een presentatie de WBSO toelichten. We passen deze graag aan de interne processen om het zo toepasbaar en praktisch mogelijk te houden.
De conclusie
Het schrijven van S&O-uren kan veel werk zijn en als onprettig worden ervaren. Het neemt namelijk waardevolle tijd weg van het daadwerkelijk uitvoeren van het innovatieproject.
De tips in dit artikel kunnen helpen met het inrichten van het administratieproces om het administreren zo eenvoudig mogelijk te maken. Wilt u met een specialist sparren over een succesvolle urenrealisatie van uren? Neem dan contact op met Erik Sewalt!