3 tips voor jouw WBSO-administratie

Geschreven door Cheryl Phlipsen

Nederlandse bedrijven – van starters, kleine zelfstandigen (ZZP) en mkb-bedrijven tot multinationals – kunnen de financiële lasten van R&D-projecten verlagen via de WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk). Hiermee krijgen bedrijven met de WBSO een tegemoetkoming in de loonkosten voor werknemers die speur- en ontwikkelwerk (S&O-werk) uitvoeren en een tegemoetkoming in de kosten en uitgaven, die gepaard gaan met het S&O-werk.

Stel je eens voor:
Je hebt een gave onderneming die een elektrische tandenborstel met tandplaksensor aan het ontwikkelen is. Met speur & ontwikkelactiviteiten (een mooie vertaling van research & development) kan je een fiscaal voordeel behalen met behulp van de WBSO.

Het fiscale voordeel is per 1 FTE ongeveer €20.000 – €25.000 per jaar (uitgaande van 1700 Speur & Ontwikkel uren). Het voordeel wordt natuurlijk door de overheid gesubsidieerd, dat betekent dat er automatisch een bewijslast aan vast zit.

De RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland) is de subsidieverstrekker voor de WBSO-regeling. Zij mogen de bewijslast tot zeven jaar terug opvragen voor een audit om te controleren of je wel aan de WBSO regels hebt voldaan. Een goede bewijslast is noodzakelijk. Anders loop je het risico de subsidie terug te moeten betalen vergezeld van een boete. Nu zal je jezelf vast afvragen: hoe vaak komt een audit voor? In onze ervaring worden bedrijven eens in de vijf jaar gecontroleerd. Uiteraard wil je voorkomen dat je de subsidie (en een eventuele boete) moet terugbetalen. Daarom hebben wij drie tips voor jouw WBSO-administratie.

De drie tips:

Tip 1. Creëer bewustwording bij je WBSO-medewerkers.

Informeer de WBSO medewerkers over het belang en de consequentie van een goede administratie. Stap 1 naar structureel goede projectadministratie is bewustwording, stap 2 is gedragsverandering. Stap 3 is planmatige invoering van een tijdschrijfsysteem door een leidinggevende en vervolgens na implementatie, controleren en bijsturen. In mooie managementtermen heet dit de PDCA cyclus: Plan, Do, Check & Act.

Tip 2. Maak het makkelijk voor je WBSO-medewerkers.

Geen enkele engineer, wetenschapper, techneut of software developer heeft de baan aangenomen bij jouw fantastische onderneming zodat hij lekker kan administreren. Zoek daarom de makkelijkste weg voor je medewerker.

De Plus tip: een administratiesysteem, waarin een medewerker een activiteit aan kan klikken zonder na te denken of deze voldoet aan de WBSO regels. Een business analytics programma kan hierin ondersteunend zijn, mits een goede implementatie in de organisatie. Het nadeel is dat deze software pakketten erg duur zijn en loont het wellicht niet voor die drie S&O medewerkers om dit te voorzien. Dan is Microsoft Excel uiteraard een uitkomst. In Excel kan je vrij gemakkelijk met lijsten en draaitabellen overzichten creëren. Hierin kunnen activiteiten gedefinieerd worden als wel/niet WBSO zodat een medewerker alleen nog maar een activiteit hoeft te selecteren en de bijbehorende uren in te vullen.

Op voorhand vraagt dit degelijke voorbereidingswerk door degene die verantwoordelijk is voor de WBSO verantwoording. De eerste stap is het organiseren van een meeting waarbij de projectactiviteiten en werkzaamheden in beeld worden gebracht. Daarnaast wordt de norm bepaald door de WBSO-medewerkers. Dit zorgt voor bewustwording onder de medewerkers. Uiteindelijk zorgt dit voor een draagvlak, gedragsverandering en het opzetten van een uniform tijdschrijf systeem.

Tip 3. Bouw de administratie op met projecten zoals deze in de WBSO beschreven staan in het WBSO administratiesysteem.

Zorg dat het WBSO project “P001 ontwikkeling elektrische tandenborstel met tandplaksensor” terug komt in je systeem onder “P001 … tandplaksensor”. Handig is om ook per project de kosten (Operation Costs) en uitgaven (Capital Expenditures) hieraan te linken evenals de medewerkers.

Het voordeel: met een klik op de knop heb je een overzicht van al je medewerkers, uren, kosten en uitgaven per project en dit kan je weer gebruiken bij de toekomstige audits door de RVO en andere business analyses!

Hulp nodig?

Heb jij hulp nodig bij bewustwording, een normeringssessie of het inrichten van een administratiesysteem of een controle hier op?

Neem dan contact op met Cheryl Philipsen, 06 1819 7833.

Of heb jij een andere vraag betreft subsidies? Neem vooral contact op met onze specialisten! Uiteraard kun je altijd vrijblijvend een mail sturen naar info@plusprojects.nl.

Altijd op de hoogte van het laatste subsidienieuws? Volg onze LinkedIn pagina of meld je aan voor de Plus Projects nieuwsbrief:

Aanmelden

Geschreven door David Paul Doornbos Vanochtend liep ik het kantoor in en noem me soft,…